Business process management en BPM software
|
Bekijk ook
|
Wat is business process management? Wat is BPM software?
Wat is business process management?
Business process management (afgekort als BPM en ook werkprocesbeheer genoemd) houdt zich bezig met de beschrijving, optimalisering en automatisering van bedrijfsprocessen. Het belangrijkste doel van BPM is het optimaliseren van de resultaten van de voornaamste werkprocessen in een organisatie. Het streeft naar meer efficiëntie, effectiviteit en flexibiliteit van de processen in de organisatie, door deze te standaardiseren en te integreren.
Business process management gebruikt diverse methoden, tools (software) en technologieën om de verschillende stadia van bedrijfsactiviteiten te analyseren, modelleren, organiseren, monitoren en optimaliseren. Zo helpt BPM je om workflows beter af te stemmen op je bedrijfsstrategie. Met de juiste aanpak resulteert dit in verbeterde prestaties, betere resultaten, lagere kosten en hogere klanttevredenheid.
Wat is BPM software?
Met BPM wordt niet direct software bedoeld, hoewel software en tools een onmisbaar aspect zijn van het in de praktijk brengen van business process management. BPM omvat documentatie, optimalisatie en automatisering van bedrijfsprocessen, waarbij klanten altijd centraal staan. Het biedt inzicht in relaties tussen processen, de aansluiting en verwerking van informatie en zwakke plekken in de workflow van je organisatie.
Voor het in de praktijk brengen van business process management zijn diverse soorten software en tools beschikbaar. Deze zorgen voor meetbare en inzichtelijke bedrijfsprocessen, kortere doorlooptijden, een gewaarborgde kwaliteit van processen, kostenbesparing, verhoogde productiviteit van medewerkers en een grotere flexibiliteit van de processen in je organisatie.
Waarvoor gebruik je BPM software?
De belangrijkste functionaliteit van BPM software is de ondersteuning en documentatie van bedrijfsprocessen. De software ondersteunt bij het beschrijven en ontwerpen van en communiceren over processen, het meten en rapporteren van de prestaties en het verbeteren van de processen. Daarnaast worden versiebeheer, distributie en bewaartermijnen van documentatie ondersteund, zodat ook dit weinig tijd meer kost. Ook biedt BPM software integraties met kwaliteitsmanagement en zijn er koppelingen met ERP software , CRM software , financiële software , webshops en projectmanagement software .
Wie werken er met BPM?
Met BPM software kunnen verschillende managers en medewerkers van je organisatie samenwerken aan beschrijving en optimalisatie, ook als zij geen achtergrond hebben in procesmanagement. Leidinggevenden kunnen via dashboards snel de belangrijkste cijfers over het proces controleren. De documentatie blijft centraal, wat voordelen biedt voor het bewaren van het overzicht en het beheren van vertrouwelijke informatie.
Wat zijn toepassingen van business process management?
Toepassingen van BPM zijn in allerlei sectoren van het bedrijfsleven voor:
- Procesoptimalisatie – BPM helpt bij het identificeren van niet-efficiënte onderdelen van bedrijfsprocessen en biedt oplossingen om deze op te lossen en de processen weer te stroomlijnen. Processen worden hierdoor sneller, zorgen voor minder verspilling en kosten minder.
- Compliance en risicobeheer – BPM systemen zorgen ervoor dat bedrijfsprocessen voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. Dit helpt je om compliance risico’s te verminderen en boetes te voorkomen.
- Klantenservice – Door processen die direct invloed hebben op klanten te optimaliseren, kan je de klanttevredenheid en klantloyaliteit verhogen. Dit geldt voor bijvoorbeeld orderverwerking, klachtenafhandeling en support.
- Integratie van technologie – BPM faciliteert de integratie van nieuwe technologie in bestaande bedrijfsprocessen. Hierdoor kan je beter en sneller innoveren en concurreren.
- Verandermanagement – BPM speelt een cruciale rol bij het beheer van verandering binnen organisaties. Het zorgt voor een gestructureerde aanpak van de implementatie van nieuwe processen of systemen.
- Realtime data – BPM software biedt realtime inzicht in bedrijfsprocessen. Dit helpt leidinggevenden bij het nemen van beter onderbouwde beslissingen en stelt ze in staat sneller te reageren op veranderende marktomstandigheden.
Over BPM in de praktijk en BPM software selecteren
Business process management (BPM) versus robotic process automation (RPA)
Er zijn diverse soorten procesautomatisering. Veel gebruikte oplossingen liggen op het terrein van robotic process automation (RPA). Waar BPM zich vooral bezighoudt met het beschrijven van processen en het optimaliseren daarvan (onder andere door het elimineren van overbodige zaken), richt RPA zich op het vervangen van menselijke inspanningen door die uit te voeren met hulp van softwarerobots. BPM beïnvloedt het proces zelf, terwijl door RPA het proces weinig of niet aangepast wordt.
Business process management in de praktijk
Voor een goede toepassing van BPM in de praktijk zijn er veel aspecten om rekening mee te houden, zoals:
- IT management – Als het IT management in je organisatie losstaat van de kernactiviteiten van je organisatie (businesskant), kan BPM een brug vormen tussen die twee. Wat je organisatie precies doet, wordt beschreven op een manier waarmee IT professionals kunnen werken en die buitenstaanders ook begrijpen.
- Process modelleren – Het in kaart brengen van de werkprocessen gebeurt uitgebreid en nauwkeurig. Per processtap beschrijf je input en output, betrokkenen en randvoorwaarden. Randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld kwaliteitsvoorschriften of juridische aspecten. De interface van de software is altijd visueel. Volgens een bepaalde standaard teken je processen met al hun aspecten uit. Dit is procesmodellering.
- Data – De benodigde onderliggende data kan eventueel uit gekoppelde systemen worden gehaald, zoals een ERP systeem. Ook bestaande workflows uit een document management systeem (DMS) kunnen worden gebruikt. De werkprocessen van je organisatie kunnen worden gemodelleerd met of zonder de omgeving (klanten, leveranciers, instanties) en in verschillende gradaties van nauwkeurigheid.
- Processtappen – Het modelleren dat voor BPM noodzakelijk is, kan op verschillende detailniveaus gedaan worden, afhankelijk van strategische keuzes. Hierbij lopen de begrippen werkproces en workflow vaak door elkaar. Voorbeelden van processen op een hoger abstractieniveau zijn werving en selectie, verkoop of boekhouding. Op meer detailniveau kan het bijvoorbeeld gaan om werkplekbeheer, leadgeneratie, klachtafhandeling of talentmanagement. Voor elk proces worden de stappen beschreven met input, output, randvoorwaarden en betrokkenen. Ook kosten en juridische vereisten spelen een rol. Elk van deze aspecten kan meer generiek of juist heel specifiek worden beschreven. Ook kan worden gekozen om eerst een beschrijving op hoofdlijnen te maken en voor de meest veelbelovende processen over te gaan tot een detailbeschrijving. Daarmee wordt een proces beter meetbaar.
Hoe selecteer je BPM software?
Bij het selecteren van BPM software en een aanbieder of implementatiepartner daarvan, spelen verschillende aspecten een rol. Welke voor jullie gelden is afhankelijk van jullie bedrijfsprocessen, de complexiteit daarvan en specifieke wensen en eisen. Je bepaalt deze in de eerste fase van het selectietraject. Laat je bij die keuze goed informeren door BPM specialisten, maar begrijp ook zelf precies waar het over gaat. Alleen met voldoende eigen kennis over business process management en de tools daarvoor, kan je begrijpen welke argumenten de uiteindelijke keuze van een BPM oplossing en leverancier onderbouwen.
Sommige BPM leveranciers leggen de nadruk op het procesgedeelte. Zij laten zien hoe gemakkelijk het is om een proces te ‘bouwen’ met meerdere vooraf gedefinieerde elementen. Anderen benadrukken bepaalde typen processen, zoals softwareontwikkeling, of leggen de nadruk op het samenwerkingsaspect bij de uitvoering van procesmanagement.
BPM software helpt je bij het realiseren optimaal business process management. Maar met alleen de software beschikt je nog niet over een oplossing. Om die oplossing te realiseren heb je een BPM specialist nodig. BPM consultants of implementatiepartners begeleiden je bij het realiseren van de oplossing en zorgen ervoor dat je BPM oplossingen goed gaan functioneren. De selectiefase voor een BPM oplossing bestaat dus niet alleen uit het selecteren van de software, maar vooral ook uit het kiezen van een goede, ervaren BPM specialist.
BPM software koppelen aan bestaande systemen
Bij de keuze voor BPM software moet je rekening houden met gewenste koppelingen met bestaande bedrijfssystemen. Deze koppelingen zijn nodig voor het beschikbaar krijgen van de juiste data. De BPM systemen zelf automatiseren geen processen en brengen ook geen wijzigingen aan in onderliggende systemen.
Voor een goede koppeling moet de BPM software beschikken over actuele integratiemogelijkheden met hulp van API’s. Belangrijk aspect is ook dataconsistentie, waarmee tussen systemen fouten en dubbele invoer voorkomen wordt. Daarnaast zijn ook een sneller dataverwerking, beveiliging van de data-uitwisseling, schaalbaarheid en monitoring van het dataverkeer belangrijk.
BPM oplossingen, specialisten en adviseurs
Business process management vereist veel specialistische kennis over de werking van bedrijfsprocessen en de mogelijkheden om die te optimaliseren met behulp van BPM software en tools. Voor het implementeren van BPM oplossingen heb je dan ook bijna altijd hulp nodig van BPM consultants, leveranciers of andere specialisten op dit gebied. Bezoek de websites van de onderstaande specialisten en kijk hoe zij jullie kunnen helpen bij het succesvol toepassen van BPM.
Extra informatie over business process management
Ontdek meer over BPM en BPM oplossingen en toepassingen via deze artikelen:
De waarde van business process management (Amelior)
Valkuilen voorkomen bij de inzet van BPM (GoNXT)
Hoe visualiseer je een bedrijfsproces? (OrangeSpot)
De essentie van business process management (BPM) voor organisaties (Novaterrae)
5 factoren van succesvol Business Process Management (VertX)
Lees verder
Hulp of advies nodig? Deze BPM specialisten staan voor je klaar!
Meer lezen? Download de gratis boeken van het ICT informatiecentrum.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
Robotic process automation (RPA)
Projectmanagement software
Documentmanagement software
ERP software
